środa, 18 listopada 2015

Czy warto wprowadzić 5S? - refleksja po wdrożeniach

Dyskusja nad przydatnością 5S toczy się już od wielu lat. Jest wiele organizacji, które mają dobre doświadczenia z tym narzędziem jak również takie, które uważają je za mało przydatne. Chciałbym Państwu przekazać najczęściej wskazywane pozytywy jak również negatywy 5S, z którymi spotkałem się podczas mojej pracy, jako trener i doradca.

Pozytywy:


Kultura organizacyjna.
Ideą, która przyświeca 5S, oprócz samej organizacji stanowiska roboczego, jest wpojenie pracownikowi szacunku do swojego miejsca pracy i obowiązujących standardów. Potrzeba ta wynika z organizacji firmy, której działanie jest uzależnione od rzetelnego przestrzegania określonych metod działania.

Miałem okazję rozmawiać z Dyr. Zakładu, który wprowadził zasady, jak powinny być ustawiane samochody na parkingu firmowym (została zdefiniowana odległość pomiędzy samochodami oraz czy auto ma stać przodem czy tyłem do budynku) i z dużą konsekwencją te zasady były przypominane przez ochronę, która nadzorowała parking. Osobom, które nie podporządkowały się zasadom, nie była przedłużana umowa o pracę. Poprosiłem menedżera o refleksję, czy ta metoda mu się sprawdziła. Potwierdził, że uczenie pracowników przestrzegania zasad od najmniej ważnych reguł powoduje, że nie ma większego problemu z egzekwowaniem bardziej wymagających procedur.

Innym przykładem są pracownicy, którzy długo pracowali w McDonalds lub KFC. Te dwie firmy kładą bardzo duży nacisk na przestrzeganie zasad. Rynek pracy chętnie sięga po takich kandydatów, ponieważ przyszli pracodawcy wiedzą, że dostaną pracowników, którzy rozumieją, dlaczego należy stosować się do reguł obowiązujących w organizacji.

Podczas szkolenia z zarządzania zespołem swoimi doświadczeniami w zakresie przestrzegania dokumentacji technicznej podzielili się właściciele firm remontowo - budowlanych prowadzonych poza granicami Polski. Potwierdzili, że pierwsze pół roku pracy nowego pracownika, to jest ciągły nadzór, czy wykonuje on pracę zgodnie z założonymi normami. Pracownicy nie byli wstanie zrozumieć, jakie to stanowi zagrożenie dla firmy.

Sytuacje konfliktowe.
W systemach zmianowych często dochodzi do konfliktów pomiędzy pracownikami ze względu na pozastawianie przez wcześniejszą zmianę bałaganu oraz narzędzi i materiałów nie na swoim miejscu. 5S definiuje standardy organizacji stanowiska pracy oraz ułatwia poprzez wizualizację kontrolę nad nim zarówno pracownikowi jak i menedżerowi.

Poprawa wskaźników.
Podczas pracy narzędziami SMED i TPM, które są wykorzystywane do optymalizacji procesów, wielokrotnie byłem świadkiem, jak dużo czasu tracą pracownicy na szukanie potrzebnych narzędzi oraz części. Wystarczyło wdrożyć przemyślany model 5S i przekonać pracowników do przestrzegania go a oszczędności same się pojawiały. W jednej z firm dzięki 5S skróciliśmy czas przezbrojenia o 34,8%. 5S bardzo dobrze się również sprawdza w działach utrzymania ruchu, które mają tendencje do pracy w bałaganie.

Wzrost poczucia kontroli i bezpieczeństwa u pracowników.
Gdy stanowisko pracy jest dobrze opracowane przy pomocy 5S pracownik wie, jak powinien o nie dbać i gdzie co ma się znajdować. Taka sytuacja zapewnia mu poczucie kontroli i daje możliwość uniknięcia sytuacji konfliktowych. Nie bez znaczenia jest również ustalenie czytelnych zasad jak ma wyglądać czystość stanowiska pracy, które minimalizuje sytuacje konfliktowe z przełożonym.

Negatywy:

Bezmyślne przestrzeganie procedur.
Z jednej strony wymagamy przestrzegania procedur z drugiej taki silny nacisk na nie może spowodować zjawisko, z którym spotkałem się u moich klientów. Na wielu szkoleniach dla pionów produkcyjnych niższego szczebla dostaję zadanie przypomnieć pracownikom 5S oraz przedyskutować odchylenia, jakie pojawiają się podczas audytu 5S.

Pamiętam jak podczas warsztatów wyświetlałem zdjęcia z odchyleniami. Każde kolejne zdarzenie, które oglądaliśmy uczestnicy kwitowali "ale to w niczym nie przeszkadza". Na koniec analizy przypadków zadałem pracownikom pytanie: skoro to w niczym nie przeszkadza to czemu nie zamienicie ich w obowiązujący standard? Zapadła grobowa cisza. Uczestnicy nie umieli mi odpowiedzieć na to pytanie. Problem leżał w tym, że przełożeni traktowali procedury jako ostateczną i niezmienną formę.

Podsumowanie:

Jak sami Państwo widzicie 5S jest ważnym i rozwojowym narzędziem jakie menedżer ma w swojej skrzynce narzędziowej. Ważne jest, żeby pamiętać, że na efekty czasami trzeba poczekać.
























Brak komentarzy:

Prześlij komentarz