wtorek, 6 grudnia 2016

4-etapowy model dyscyplinowania pracowników

Menedżerowie często się skarżą, że nie mogą zdyscyplinować swoich pracowników, co w głównej mierze wynika z braku ich konsekwencji, a co za tym idzie pokazania, że określone postawy/zachowania nie są tolerowane w organizacji. Szefowie wielokrotnie się zastanawiają, w jaki sposób postępować z podwładnym, żeby nie zarzucił im stronniczości i braku wsparcia. Dobrze sprawdzającym się narzędziem, które pozwala uniknąć tego typu oskarżeń, jest 4-etapowy model dyscyplinowania pracowników. Jest on podzielony na 4 spotkania. Najlepiej jak odbywają się one w odstępach około jednego miesiąca i w zależności od stopnia problemu są wspierane przez krótkie spotkania informacyjne np. co tydzień.

Etap I - rozmowa (analiza problemu + działania korygujące)
Krok ten ma na celu zbadanie, co było przyczyną zaistniałego negatywnego zachowania/postawy pracownika. Upewnienie się, czy nasze obserwacje lub informacje od osób trzecich na temat podwładnego są rzetelne. W trakcie tego etapu budujemy również ścieżkę rozwojową (plan naprawczy) dla naszego pracownika.

Etap II - rozmowa (podsumowanie postępów pracownika + analiza problemu + działania korygujące)
Ten etap ma na celu upewnienie się czy pracownik realizuje postawione przed sobą cele rozwojowe. Bardzo istotny krok ze względu na informację zwrotną od przełożonego na temat pracownika, a zwłaszcza w przypadku doskonalenia kompetencji miękkich, które często są trudne do samoobserwacji np. postawy agresywne, asertywne. Często jest tak, że po pierwszym etapie do starych korygowanych postaw/zachowań wciąga pracownika strefa komfortu, która sprawia, że zmiana jest za trudna dla podwładnego. Wsparcie ze strony przełożonego w takich sytuacjach jest konieczne. 

Etap III - rozmowa (podsumowanie postępów pracownika + analiza problemu + działania korygujące) + zapowiedź konsekwencji
Standardowo na początku rozmowy dajemy pracownikowi informację zwrotną, badamy przyczyny braku realizacji ustaleń, jak również wyznaczamy działania korygujące. Jeśli zauważymy, że pracownik lekceważy nasze ustalenia należy jasno wyznaczyć konsekwencje jakie go spotkają, jeśli nie będzie u niego woli zmiany. Trzeba mu uświadomić, że skutki braku realizacji ustaleń są jego wyborem. Na tym etapie warto sprawdzić, jakie możemy zapowiedzieć skutki, żeby potem, nie było nam głupio, że nie dotrzymujemy słowa. Już nie wspomnę o tym, co sobie pomyśli nasz pracownik.

Etap IV - rozmowa (podsumowanie postępów pracownika + analiza problemu) + konsekwencje
W tym kroku po sprawdzeniu powodu nie zrealizowania postawionych celów rozwojowych i utwierdzeniu się, że wynika to tylko z dobrej woli pracownika należy zakomunikować, że konsekwencją jego postawy/zachowania będzie ....... Gdyby ktoś z państwa odczuwał dyskomfort z zaistniałej sytuacji to tylko przypomnę, że nie skupiamy się na tym jak poczuje się pracownik oraz jak ja się czuję, tylko jeszcze raz uświadamiany sobie, po co to robimy.

Praktyka menedżerska pokazuje, że taki model stosowany cyklicznie wyrabia u pracowników przekonanie, że przełożony jest konsekwentny, zdeterminowany jak również obiektywny i dbający o podwładnego.

niedziela, 11 września 2016

Czy warto zatrudniać pracowników z Ukrainy? - doświadczenia pracodawców

Czy warto zatrudniać pracowników z Ukrainy? - doświadczenia pracodawców

Powszechnie panującym problemem, o którym w większości firm się dużo rozmawia i  któremu się przeciwdziała są braki w obsadzie pracowników na różnych szczeblach organizacji. Firmy szukają różnych rozwiązań miedzy innymi:

  • wzrost wynagrodzeń,
  • interesujące pakiety socjalne,
  • możliwość rozwoju zawodowego
  • i wiele innych.

Niestety, w wielu obszarach Polski takie rozwiązania są już nieskuteczne. Wynika to z prozaicznej przyczyny: brakuje ludzi do pracy. Rejonem, w którym często robię szkolenia  jest powiat bielski. Oficjalnie podaje się, że bezrobocie sięga 6.9% (sierpień 2016). Nieoficjalnie szacuje się, że bezrobocie na stanowiskach robotniczych jest poniżej 1%. Z czego to wynika? Kilka przyczyn, które powodują problem z pozyskaniem pracowników do pracy w przemyśle i gospodarce magazynowej:

  • godziny pracy - bardzo ważny element dla kobiet, które nie maja możliwości pozostawienia dziecka pod opieką. Spotkałem się z firmą gdzie otwarto przedszkole funkcjonujące 24 godziny na dobę,
  • system zmianowy - współpracuję z klientem, który zmienił system dwuzmianowy na trzyzmianowy co spowodowało, że z firmy odeszło 19% pracowników w pierwszych trzech miesiącach,
  • warunki pracy - praca na zewnątrz, hałas czy zapylenie,
  • duża ilość pracowników a zwłaszcza z wykształceniem wyższym szuka pracy „za biurkiem”, a nie fizycznej. Szacuje się, że ilość młodych osób z wyższym wykształceniem w tym roku osiągnie 50%.

Przy takiej sytuacji na rynku pracy wielu pracodawców szuka możliwości zatrudniania pracowników z zagranicy. Obecnie najczęściej są to robotnicy z Ukrainy.

wtorek, 24 maja 2016

Dlaczego nie działa ocena okresowa? - doświadczenia po wdrożeniach

Ocena pracownicza jest doskonałym narzędziem służącym do rozwoju pracowników. Niestety, w wielu firmach jest wycofywana ze względu na:

  • niską skuteczność, 
  • dużą niechęć przełożonych i pracowników do oceny i bycia ocenianym,
  • jej wyniki są manipulowane przez oceniających,
  • wygasająca motywacja do realizacji ustalonych zadań rozwojowych/korygujących,
  • pojawia się agresywna postawa przełożonych podczas spotkań.

Podstawą zrozumienia problemu z oceną jest zadanie sobie pytania: dlaczego szef i/lub pracownik doświadcza stresu podczas procesu ewaluacji, jak również braku celowości spotkań.

STRES PRZED I PODCZAS OCENY
Menedżer doświadcza stresu, ponieważ będzie musiał uzasadnić z jakiego powodu wystawia pracownikowi konkretną ocenę. Dzieje się tak, dlatego że szefowie nie rozmawiają pomiędzy ocenami z podwładnymi o obszarach miękkich i nie prowadzą arkuszy obserwacyjnych podwładnych, które pozwalają uzasadnić swoją opinie na temat zaniżonej lub zawyżonej oceny pracownika. W głównej mierze w firmach produkcyjnych wynika to z kryteriów jakie są przyjęte w bieżącej ocenie. W zakładach szefowie koncentrują się na rozliczaniu podwładnych w obszarach twardych wskaźników typu ilość, jakość, terminowość, a nie miękkich obszarów typu budowanie zespołu, radzenie sobie ze stresem, budowanie asertywnej postawy lidera, relacje wewnątrz zespołowe, komunikacja z współpracownikami. Oceny okresowe zawierają w sobie obszary miękkie, których rozwój i rozliczanie nastręcza wielu menedżerom olbrzymi kłopot. Mogę śmiało powiedzieć na bazie  moich obserwacji oraz wywiadów przeprowadzonych z menedżerami, że większość z nich nie była przygotowywana do pełnienia funkcji menedżerskich. Podczas warsztatów wychodzi jak bardzo sobie nie radzą sami ze sobą, a co dopiero od nich wymagać rozwój swoich pracowników. Główne problemy z jakimi sobie szefowie nie dają rady to: kontrola stresu, budowanie asertywnej postawy menedżera, komunikacja nastawiona na współpracę, przyjmowanie negatywnej krytyki, udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej. 
Jako ciekawostkę, jak ewoluują kryteria oceny przytoczę przykład z jednej firmy, w której pomagałem wprowadzić oceny okresowe. Do arkusza wprowadzono kryterium „ukierunkowanie na klienta”. Pamiętam, jak wiele dyskusji było na temat, jak brygadzista ma utrzymywać kontakt z klientem, z którym nie ma fizycznej styczności. Celem było zwiększenie odpowiedzialności pracowników produkcji za produkt poprzez uświadomienie im, kim jest odbiorca oraz z jakimi problemami się boryka jeśli produkt nie spełnia założonych oczekiwań. 

wtorek, 17 maja 2016

Komunikacja niewerbalna - postawa argumentacyjna

Postawa argumentacyjna występuje w przypadku, gdy rozmówca/słuchacz przygotowuje się do sporu lub jest w jego trakcie. 


Żebyśmy mogli prawidłowo analizować informacje podczas rozmowy, należy "trzeźwo myśleć". Inaczej mówiąc mieć pod kontrolą nasze emocje, które mogą nam przeszkadzać w   ocenie informacji, a w ostateczności całkowicie zaburzyć obraz sytuacji. Postawa argumentacyjna jest sygnałem, który pokazuje, że emocje zaczynają przybierać coraz wyższy poziom.

Oznaką postawy argumentacyjnej jest trzymanie nogi w pozycji skrzyżowanej do naszego rozmówcy w formie bariery. Ma go ona oddzielić od osoby, którą traktuję jako rywala, a nie partnera.  

Najczęściej postawę argumentacyjną można zauważyć w dwóch postaciach wskazanych niżej.

Rysunek faza II pokazuje jej wstępną postać. Sygnalizuje ona, że emocje u oponenta zaczynają przybierać mocniejszą formę. Jako ciekawostkę podam, że spotykam się z takimi ułożeniami ciała podczas prowadzenia prezentacji, w czasie których słuchacze nie biorą udziału w dyskusji. Wynika to z tego, że pojawia się sprzeciw u uczestnika do pojawiających się informacji. Niewerbalnie sygnalizuje on, że się z tym nie zgadza. 

Rysunek faza III pokazuje, że poziom emocji u mojego rozmówcy zaczyna przekraczać kontrolowane granice. Złapanie nogi obiema rękami sygnalizuje, że oponent wzmacnia barierę (formą bariery jest noga) poprzez trzymanie jej.

poniedziałek, 29 lutego 2016

Komunikacja niewerbalna - sygnały krytyki - jak wykorzystać podczas rozmowy

Sygnały krytyki pojawiają się u naszych rozmówców w momencie, gdy ich umysł coś oceni negatywnie.

Osobiście bardzo lubię ten sygnał, ponieważ jego sprawdzalność jest na bardzo wysokim poziomie, inaczej mówiąc, gdy go widzę u mojego rozmówcy, to jestem prawie na 100% pewny, że następuje krytyka. 
Poniższe rysunki pokazują, z jakimi postawami możemy się najczęściej spotkać u naszych rozmówców czy słuchaczy (wystąpienia publiczne). Generalnie cechą charakterystyczną dla nich wszystkich jest ułożenie palca wskazującego u ręki, która jest u nas dominująca. Jest on w formie wskazującej lub palec podwinięty do dłoni lekko wystający.
Co mówi taka postawa? Świadczy o tym, że naszemu rozmówcy coś nie pasuje. Tu należy zwrócić uwagę, że przyczyny takiej postawy mogą być różne. Rozmówca może reagować  na różne bodźce i przyjmować postawę krytykującą. Więcej informacji, jak czytać sygnały niewerbalne znajdziecie pod tym linkiem "Jak czytać sygnały komunikacji niewerbalnej".

Gdy podczas rozmowy zauważymy postawę krytyki, to należy sprawdzić, co tak naprawdę rozmówca krytykuje, poprzez zadanie pytania typu: jaka jest Pana opinia na temat tego co powiedziałem? co jeszcze powinienem poruszyć podczas mojej prezentacji? Ponieważ nasz partner jest nastawiony na słuchanie, to zadając mu pytanie macie duże prawdopodobieństwo, że uzyskamy prawdziwą informacje. Oczywiście może też skłamać ale na tą ewentualność jesteśmy przygotowani, bo potrafimy rozpoznać sygnały kłamstwa. Więcej na ten temat znajdziecie w artykule "Sygnały kłamstwa podczas rozmowy lub prezentacji - jak rozpoznawać i reagować?".

czwartek, 25 lutego 2016

Wzmocnienie pozytywne i negatywne - jak wykorzystać w budowaniu oczekiwanych postaw/zachowań pracowniczych

Każdy z nas, kiedy coś zrobi oczekuje zainteresowania. Chcemy, żeby nasza praca spotkała się z reakcją drugiej strony. 
Większość z ludzi lubi być zauważona choć jest grupa, która ma bardzo mocną samoocenę i nie potrzebuje czyjegoś zainteresowania. To nie znaczy, że pochwała nie będzie miła dla ich uszu lecz nie będzie ona stanowiła głównego czynnika napędowego do realizacji określonych celów. Takie osoby są często bardzo skuteczne w działaniu, bo nie przeszkadzają im opinie innych współpracowników na swój temat lub projektu, który realizują. Mogą być też trudne do zaakceptowania przez otoczenie, bo jest im bardzo trudno przyjąć cudze koncepcje. Mówi się często o nich, że są "niereformowalni".

Praktyka menedżerska pokazuje, że każda postawa/zachowanie ze strony pracownika wymaga reakcji na nią przez przełożonego. Od tego, co zrobimy będzie zależeć, czy podwładny powtórzy określone zachowanie/postawę. Dobrymi narzędziami, które pozwalają rozwijać lub niwelować zachowania/postawy pracownika są wzmocnienie pozytywne i/lub negatywne. Mogą one nam posłużyć do zaprogramowania pracownika do pewnych określonych postaw/zachowań.

Najczęstszą postawą jaką widuję u menedżerów jest brak reakcji na pozytywne zachowania pracownika ale za to uporczywe wskazywanie negatywów. Sytuacja taka uczy naszego podwładnego, że nie ma sensu robić czegoś dobrego, bo szef i tak tego nie zauważy, a w głównej mierze należy się skupić na unikaniu negatywnych doświadczeń. Więcej na ten temat napisałem w artykule "Dwa główne zachowania menedżera, przez które pracownicy nie lubią swojej pracy"

Przykładem, którego sam doświadczyłem, było docenianie ludzi poprzez rozmowę z nimi na temat ich pomysłów racjonalizatorskich, a zwłaszcza tych, które organizacja wdrożyła. Zapraszałem pracownika do tablicy z wynikami i pokazywałem, jaki pozytywny wpływ ma dane rozwiązanie na omawiane wskaźniki. Pamiętam uśmiech na twarzy moich rozmówców. Byli bardzo zadowoleni, że ktoś zwrócił uwagę na ich pracę. Wbrew utartym opiniom nie mieli żadnych oczekiwań finansowych. Dla nich najważniejsze było, że ich praca została zauważona i doceniona. Skutkowało to kolejnymi pomysłami własnymi lub oddziaływaniem na zespół w celu poszukiwania następnych pomysłów racjonalizatorskich.

Moim ulubionym sformułowaniem, które wykorzystywałem podczas takich rozmów było:

"Panie Adamie proszę spojrzeć na wyniki jakie osiągnęliśmy, poprzez rozwiązania, które Pan zaproponował (tu wskazywałem odpowiedni wykres). To dzięki takim ludziom jak Pan, nasza organizacja rozwija się i idzie do przodu."

środa, 17 lutego 2016

Dwa główne zachowania menedżera, przez które pracownicy nie lubią swojej pracy

Menedżerowie zastanawiają się, co motywuje ich pracowników do pracy. Szukają różnych rozwiązań, a jednym z podstawowych czynników jest zapewnienie pracownikowi bezpiecznego środowiska pracy. Co to znaczy? Pracownik chce znajdować się w miejscu, gdzie jego poczucie bezpieczeństwa będzie na odpowiednim poziomie. Podczas pracy z moimi klientami wyodrębniłem dwa główne rodzaje zachowań menedżerów, które maja bardzo duży wpływ na samopoczucie pracowników.

1. Ciągła krytyka
Menedżer w głównej mierze w swojej pracy koncentruje się na rozwiązywaniu problemów. Przy długofalowym działaniu ukierunkowanym tylko i wyłącznie na krytykę działań podwładnego, pracownik zacznie postrzegać swoje miejsce pracy, jako jedną, wielką porażkę. Należy pamiętać, że pracownicy szukają satysfakcji w pracy. Jeżeli menedżer będzie się tylko koncentrował na porażkach i nie będzie pokazywał dobrych stron pracy swoich pracowników, to ich głównym motywatorem zaczną być pieniądze. Szef powinien pamiętać, że największym wrogiem motywacji swoich podwładnych jest on sam. Pracownik wstając rano i myśląc o swojej pracy powinien mieć dobre skojarzenia z firmą, a nie widzieć w niej tylko problemy. Bardzo dużo menedżerów nie chce okazać zadowolenia z pracy swoich zespołów, ponieważ uważają to za oznakę słabości, która może spowodować spadek motywacji do działania.

Rys. 1 pokazuje mechanizm pracy menedżera. Czerwona linia uświadamia, jak dużo negatywnych zdarzeń pojawia się w organizacji. Są firmy, gdzie pod liderów bezpośrednio podlega nawet 30 osób i przy tak dużych zespołach oraz skomplikowanych procesach nie ma możliwości, żeby nie pojawiały się zawirowania. 

rys. 1

niedziela, 10 stycznia 2016

Komunikacja niewerbalna - sygnały dominacji - jak wykorzystać podczas rozmowy z pracownikiem/przełożonym

Sygnał dominacji to komunikat informujący nas, że nasz rozmówca jest bardzo głęboko przekonany o tym, co mówi. Stanowi to dla niego olbrzymią wartość i jest ważne! 
Pokazuje również jaki jest jego stosunek do swojego rozmówcy lub grupy. Czuje się w dużej przewadze nad osobą/osobami, z którymi się spotyka. Często w przypadku relacji szef-pracownik odczuwamy ją jako postawę lekceważącą względem nas.

Jak taką postawę wykorzystać w procesach komunikacji interpersonalnej?

1. Jeżeli przychodzimy na spotkanie i nasz rozmówca siedzi w postawie dominującej, należy z założenia przygotować się na to, że nie będzie nas słuchał, bo jest przekonany o swojej racji, chyba że będziemy mówić to, co on chce usłyszeć. Należy się również liczyć, że jeśli nasza wypowiedź nie będzie po jego myśli, to w zależności od tego jaką lubi przyjmować postawę, to albo będzie nastawiony na negocjacje albo agresję. Najczęściej menedżer wykorzystuje swoją przewagę związaną z stanowiskiem i przechodzi do postawy agresywnej. Dlatego w opisywanych sytuacjach najlepiej skupić się na oczekiwaniach naszego rozmówcy, żeby je później wykorzystać na swoją korzyść. Standardowe działanie, to zrobienie dobrej atmosfery a potem analiza potrzeb (zbadanie dlaczego przyjął postawę dominacji) naszego rozmówcy. Można do tego wykorzystać metodę 5xdlaczego?. Bardzo dobrze się sprawdzi, bo w tym narzędziu koncentrujemy się na szukaniu przyczyny.